《厦门理工学院院长办公室信访工作办法(试行)》

日期:2011/01/05 作者:admin

接待、处理学校师生员工及校外人员的来信、来访是院长办公室的一项重要工作职责。为规范办公室的信访工作,根据厦理工党委〔200725号文《厦门理工学院关于贯彻“进一步加强新时期信访工作”具体意见》,结合我办实际,制定本工作办法。

一、办理范围

院办专人负责办理校内校外人员通过来信(邮件)、来访、来电、来传及市长专线、院长信箱、省市政务信息平台等渠道的信访事项,办理的信访范围如下:

1、对学校通过的有关决议、决定、规章和政策的意见;

2、对学校及其工作人员的批评和建议;

3、对学校提出的申诉和要求;

4、对学校工作人员的控告和检举。

不受理范围:

1、不属于本校系统管理权限的;

2、信访事项已经受理或正在办理的,信访人在工作期限内再提出同一信访事项的;

3、信访人对信访复核意见不服,仍然以同一事实和理由提出的。

二、办理原则

1、依据法律、法规、规章和有关规定;

2、查明事实、分清责任;

3、法制宣传与疏导教育相结合;

4、及时高效、方便信访人;

5、分级负责、归口办理,谁主管、谁负责:

1)一般事项由院办协调,属于各单位职责范围的信访事项,转交相关单位办理;

2)重要事项呈送校领导阅批按校领导批示办理。

3)涉及几个单位的信访事项,经校领导阅示,由一个单位牵头,联合办理。

4)涉及党员、干部违纪违法问题的由校纪委监审处办理。

三、办理方法

按渠道和形式的不同,信访主要分为两大类:一是来信(含电子邮件,以下同)、来电、来传等;二是个人或集体来访。两类信访各按如下办法进行办理:

(一)来信、来电、来传等

1、署名学校、校长或办公室,但未写明具体收件人的信访件,由院办信访工作人员负责拆封、阅读、登记。属于一般性意见或建议的,可由信访工作人员报请院办主任同意后直接处理;内容重要、涉及到具体人和单位的信访件,由院办主任拟定办理意见后,呈报有关校领导或签转到校内相关单位处理。

2、写明收件校领导姓名的信访件,由校领导本人拆阅,按照校领导批示意见进行办理。

3、匿名或虽署名但无法与来信人取得联系的信访件,属于一般内容的,可以不做进一步处理;内容重要的,需呈报有关领导或签转有关单位阅知。

4、对反映问题或提出建议的电话,院办首接人应如实做好电话记录。能立即处理的,应立即处理,并在处理完毕后进行登记备案;如不能立即处理的,可将电话记录移交院办信访工作人员参照来信处理办法和程序进行办理。

5、凡正式登记受理的信访件,由院办信访工作人员进行办理、转办、督办。承办单位应在15个工作日内将处理意见或结果反馈院办和信访者本人。

(二)来访处理

1、凡遇集体来访,工作人员应及时采取措施进行劝阻、疏导,并要求集体上访人员推选代表(最多不超过五名)向接待人员陈述上访事由;一般事项,由工作人员按信访程序办理;重大、紧急事项,应及时向院办主任、校主管领导汇报,根据领导意见进行处理。

2、校内人员个人来访应参照“校领导预约制”和“校领导接待日制度”,向院办进行来访预约,由院办协调安排时间、地点和接待领导,按信访程序办理。

3、校外人员个人来访由办公室工作人员负责接待办理,必要时可请院办主任或校领导参加,由院办协调安排时间、地点,按信访程序办理。

4、以解决思想问题和实际问题相结合处理各类来访,对来访事项如无法立即给予答复,应在15个工作日内将处理意见以书面形式回复信访者。

四、办理程序

(一)收到信访件后,要按照阅信登记处理回复归档的程序认真办理。

1、阅信。

收到信访件,要当日拆封,拆封后应及时认真地阅信,要正确理解和掌握来信者的意图、要求及反映情况的全部过程。
   2
、登记。

根据来信者的姓名、单位、联系方式和反映的问题、要求等内容, 逐项填写“信访阅办单”,并予以编号。

3、处理。

根据“分级负责、归口办理,谁主管、谁负责”的原则和信访件的形式和内容,分别通过OA办公系统、纸质专件、电子邮件等形式,由院办信访工作人员负责及时、妥善处理或及时向相关单位转办、督办信访件。各信访件承接单位应认真核实信访材料、查清事实、分清责任,拟定客观公正回复意见。

4、回复。

各信访件承接单位拟定的回复意见,需经部门负责人或校领导(校领导签批的信访件)审定后,通过信件/传真(加盖部门公章)、电话、邮件等,以“答复意见书”形式给信访者答复。对于匿名或缺乏有效回复地址的信访件,经院办主任审批后,可在院办网站上的“信访之窗”进行公开回复。

5、归档

   信访件办理结束后,各单位应将信访原件、答复意见书、信访阅办单,送交院办收档备查。

(二)群众上访时,要以对群众负责的态度,热情接待来访人员,耐心听取反映的问题,并按登记接待处理回访归档的程序予以办理。
  1、登记。了解来访者的基本情况,并将来访者的基本情况予以登记。登记的主要内容有:来访者姓名、单位、联系方式和反映的问题、要求等内容, 逐项填写“信访阅办单”,并予以编号。
  2、接待。 一般事项的个人来访或集体来访,由院办信访工作人员负责接待。重大、紧急的来访事项,由院办主任负责接待或协调安排校领导接待。接待地点视具体情况可在办公室或会议室。

  院办信访工作人员在接待期间应认真听取来访人的陈述, 对照政策和有关规定,进行判断,简明扼要地记录来访者陈述的问题、提出的意见和要求等,并请来访者核实记录内容并签字确认。

  3. 处理。一般事项的来访,院办信访工作人员要尽可能快速、准确地将来访人和内容向有关领导报告,征求处理意见。如果能立即处理的,可请有关部门负责人出面接待,亲自处理;不能立即处理的,信访接待人员要耐心说明理由,随即将来访记录会同“信访阅办单”转呈有关校领导或部门,参照来信处理程序办理。
  对于重大信访事项,院办信访工作人员应根据负责接待校领导的意见到有关单位走访调查,落实处理结果,并以书面形式呈校领导阅批。
   4、回访。未能立即处理的信访事项,院办信访工作人员应在工作期限内给信访者书面回复。同时通过电话对来访者进行回访,了解情况,做思想工作,巩固成果。

   5、归档

   信访办理结束后,应将信访记录、信访阅办单、答复意见书收档备查。