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学校办公室科室设置及岗位职责

日期:2007/11/30 作者:admin

 

学校办公室共设四科一室一办:文秘科、机要督办科、行政综合科、外联科及法律事务室、厦软校区综合办,职能具体如下:

一、文秘科:

1.负责学校收发文处理与管理工作;负责起草学校有关重要文件,并负责审核所有党政发文。

2.负责起草或参与拟写学校发展规划、领导讲话、综合材料及其它重大文稿;编辑、审定学校宣传、介绍材料并制作PPT。

3.负责学校党委会、党政联席会、校务会、专题会及其它由校领导召集的会议的组织工作,进行会议记录并整理、编写会议纪要。 

4.协助组织学校有关调研、考察、研讨活动,开展校内外信息的调研和分析,为校领导决策提供服务。

5.负责学校综合统计工作,编制各类统计报表。

6.参与与学校改革和发展相关的课题研究。

7.完成校领导及办公室领导交办的其它工作。

二、机要督办科:

1.负责机要文件和内部资料的拆封、登记、编号、呈阅、保管和绝密文件、明码电报等的接收、呈阅和清退工作。

2.协助学校保密委员会和校办主任开展保密宣传教育和督促检查,切实做好全校保密工作。

3.负责学校党政发文的编号登记及打印工作,做好学校来文的登记、呈阅、转呈和退办工作,以及学校文件及学校办公室文件的收集、归档工作。

4.负责校领导交办事项、有关会议决定事项、有关文件的督办工作。

5.负责学校各类信息收集、整理、编发及上报,协助做好相应处置工作。

6.负责党务、校务公开及“书记校长信箱”的管理。

7.负责学校办公室印章的管理和使用。

8.完成校领导及办公室领导交办的其它工作。

三、行政综合科:

1.负责学校重大活动及主要会议的组织安排;

2.负责学校会议室的使用与管理。

3.负责学校总值班室的日常安排和节假日的值班安排,做好督促管理工作。

4.负责学校应急工作。

5.负责校园网的协调工作以及学校办公室网页的建设与维护工作。

6.负责学校礼品、纪念品等公关事务用品的规范、监制并管理,以及学校形象整体设计的维护和管理。

7.编写大事记、年鉴等。

8.负责办公室内部事务工作。

9.完成校领导及办公室领导交办的其它工作。

四、外联科

1.负责学校办学资源的对外拓展,加强与省、市及市直职能部门的对外联络;做好各类来访接待工作。

2.负责校领导的事务性服务工作;负责安排校领导出行、出差等等事务。

3.负责联合办学的日常联络、信息沟通等事宜。

4.负责校董会秘书处日常工作。

5.完成校领导及办公室领导交办的其它工作。

五、法律事务室

1.负责统筹、协调、督办学校日常法律事务工作,对学校重大专项法律事务工作提出建议和意见。

2.组织学校重大决策、重大项目、重大规章制度的法律论证工作,参与学校各部门制定的一般性规章制度的制定和审查工作。

3.参与学校重要项目的谈判、资产清理、股权变更等工作,保障学校利益,降低校有资产的运营风险。

4.完善学校合同管理制度,依职权审查学校各类合同工作,审核制定各类合同范本,促进合同管理的信息化建设。

5.统筹协调学校层面以及学校、职能部门、直属机构涉及的诉讼案件,对学校下属机构(独立法人)涉及的诉讼案件提出意见和建议。

6.负责建立学校各类法律文件的专项审查制度,对学校出具的各类资信证明文件进行法律审查,对学校相关职能部门对外合作的合法性进行审查。

7.对学校涉及的突发性事件提供法律建议和对策。

8.负责专业法律服务机构聘请、联系和评估工作,加强学校法律专兼职人员的队伍建设,组织开展专题法律培训。

9.完成校领导及办公室领导交办的其它工作。

六、厦软校区综合办

1.协同厦门软件职业技术学院(以下简称厦软学院)维护厦门软件职业技术学院校园(以下简称厦软校园)的公共秩序,督促厦软校区师生遵守厦软学院的规章制度,负责制定厦软校区必要的规章制度。

2.负责协调厦软校区与厦软学院的关系,配合厦软学院处好与周边单位的关系。

3.根据厦软学院各类用房的规划和具体安排,负责对厦软校区可供使用的各种用房的安排、调度与管理。负责与厦软学院有关部门协商公共场所的使用。

4.做好厦软校区学生宿舍及其他场所的水电计量管理。与厦软学院及厦软学院的物业服务单位协商解决各种用房、水电设施的维护维修。

5.负责审核厦软校区的物业管理成本,配合厦软学院对物业服务单位及其员工实施监管。

6.组织我校师生积极参与厦软学院的“平安校园、“文明校园”创建活动。负责制定并组织实施厦软校区的突发事件预防处置预案、安稳信息采集处理机制和安全检查制度,及时组织力量消除各种不安稳因素。认真组织厦软校区各单位做好防火、防疫、防台、防震等工作。负责节假日值班安排。

7.协助厦软校区各单位做好学生的思想政治工作、后勤服务工作和安全保卫工作。

8.传达上级及学校的有关文件精神,并督促检查厦软校区各单位贯彻执行,及时将厦软校区的各种情况汇报有关领导和有关单位。

9.负责综合办各项经费的预算、使用和管理。

10.配合学校有关部门做好相关工作,完成校领导及学校办公室领导交办的其他工作。